Ich bin hier zwiegespalten.
Auf der einen Seite sehe ich Bedenken gegen O365 (und Co) in erster Linie bei Mittelständlern. Irgendwie sind es immer diese "kleinen" Buden, die super paranoid sind und glauben, alle wollen ihnen nur böses. Die härtesten Verhandlungen bei Projekten hatten wir immer mit Mittelständlern. Ebenso das meiste Zögern bezüglich Datensicherheit. Die ganzen großen Buden, die deutlich mehr und wertvollere Assets haben (VW, BMW, DHL, ...) kommen komischer Weise völlig unproblematisch mit O365 klar. Und die müssen idR auch noch ihren Betriebsrat überzeugen. Das geht aber. Also kann es eigentlich nicht sooo schlimm sein. Naja.
Aber auf der anderen Seite befürworte ich, nicht ständig Microsoft in den Arsch zu kriechen. Jetzt kenne ich nicht, was genau eure/deine Anforderungen sind. Aber du kannst dir ja mal https://mailbox.org anschauen. Da bieten für einen kleinen Obolus eMail Postfach, Cloud Speicher, Online Office und Videokonferenzen an. Alles aus und in Deutschland.
Und - wenn ich hier mal Eigenwerbung machen darf - könntest du auch noch einen Blick auf https://staffbase.com werfen. Der Fokus unseres Produktes ist aber eher Mitarbeiterkommunikation. Kann aber relativ viele Facetten abbilden. Chat, News, Formulare, Speisepläne, Kalender, whatever. Wenn ihr jedoch niemanden habt, der sich für Interne Kommunikation ("Internal Comms") interessiert und das irgendwie vorantreiben wollen würde, hättet ihr glaub ich wenig davon. Einfach hinstellen und dann nix damit machen bringt's nicht.