Moin zusammen,
ich würde gerne mal wissen, wie andere Firmen die Digitalisierung oder zumindest die interne Kollaboration datenschutzkonform bewerkstelligen.
Ich arbeite in einem mittelgroßen Logistik- / Hafenumschlagsbetrieb. Wir sind aufgestellt wie 2005. Wir haben keine eigene IT-Abteilung, sondern nur einen externen Dienstleister, der hauptsächlich MS-Produkte im Portfolio hat.
Wir nutzen ein unfassbar primitives Warenwirtschaftssystem, ein ebensolches E-Mail-Programm und MS Office 2013. Ich soll mir Gedanken machen um unsere zukünftige Software, aber ich weiß nicht wo ich anfangen soll. MS Teams würde uns bspw. ordentlich voran bringen, ist aber nicht DSGVO-Konform. Genauso wenig wie Google, Atlassian, Slack usw. Ich nutze in meiner Abteilung "heimlich" Signal zur internen Kommunikation. Signal hat aber wenig Features, was die Zusammenarbeit angeht. Ebenfalls haben wir ein gemeinsames, kostenloses Trelloboard (Ja, auch nicht DSGVO-Konform) damit wir unsere Projekte zumindest einigermaßen übersichtlich beisammen haben. Weitergabe von Dokumenten erfolgt bei uns via E-Mail oder Ablage auf dem Server, beides nicht optimal und vor allem nicht schnell.
Hat jemand Erfahrung bzw. Ideen zu dem Thema? Wie sieht es bei euch aus?
Ich bin hier zwiegespalten.
Auf der einen Seite sehe ich Bedenken gegen O365 (und Co) in erster Linie bei Mittelständlern. Irgendwie sind es immer diese "kleinen" Buden, die super paranoid sind und glauben, alle wollen ihnen nur böses. Die härtesten Verhandlungen bei Projekten hatten wir immer mit Mittelständlern. Ebenso das meiste Zögern bezüglich Datensicherheit. Die ganzen großen Buden, die deutlich mehr und wertvollere Assets haben (VW, BMW, DHL, ...) kommen komischer Weise völlig unproblematisch mit O365 klar. Und die müssen idR auch noch ihren Betriebsrat überzeugen. Das geht aber. Also kann es eigentlich nicht sooo schlimm sein. Naja.
Aber auf der anderen Seite befürworte ich, nicht ständig Microsoft in den Arsch zu kriechen. Jetzt kenne ich nicht, was genau eure/deine Anforderungen sind. Aber du kannst dir ja mal https://mailbox.org anschauen. Da bieten für einen kleinen Obolus eMail Postfach, Cloud Speicher, Online Office und Videokonferenzen an. Alles aus und in Deutschland.
Und - wenn ich hier mal Eigenwerbung machen darf - könntest du auch noch einen Blick auf https://staffbase.com werfen. Der Fokus unseres Produktes ist aber eher Mitarbeiterkommunikation. Kann aber relativ viele Facetten abbilden. Chat, News, Formulare, Speisepläne, Kalender, whatever. Wenn ihr jedoch niemanden habt, der sich für Interne Kommunikation ("Internal Comms") interessiert und das irgendwie vorantreiben wollen würde, hättet ihr glaub ich wenig davon. Einfach hinstellen und dann nix damit machen bringt's nicht.
Das mit dem Zwiespalt verstehe ich total. Ich bin leider unser Datenschutzbeauftragter und habe im Zuge dessen eine ausführliche Analyse zu diesem Thema für die Geschäftsleitung geschrieben. Es gibt leider keine Möglichkeit M365 Datenschutzkonform einzusetzen. Wir haben ausschließlich B2B-Beziehungen, bei uns ist tatsächlich die Gefahr auf eine Überprüfung durch die Aufsichtsbehörden vernachlässigbar gering.
Ich sehe es aber absolut nicht ein Microsoft zu verwenden. Sie behaupten auf ihrer Webseite, dass ein DSGVO-konformer Einsatz möglich ist, obwohl die Datenschutzkonferenz das widerlegt hat. Daraufhin reagiert Microsoft auch noch richtig pissig und aggressiv. Datenschutz geht denen einfach am Arsch vorbei.
Danke für deine Vorschläge, schaue ich mir an. Staffbase sieht gut aus, ist aber wohlmöglich ein wenig überbordend für unsere Firma. Wobei wir sehr viele gewerbliche Mitarbeiter haben, für die das tatsächlich von Interesse sein könnte, wenn die ihre Schichtpläne direkt aufs Handy bekommen würden, anstatt wie bislang als ausgedruckten Aushang ;)
Cloudgeraffel mit Nextcloud, Handys mit Threema Work ausstatten, Abfahrt.
Oh, gute Idee mit Threema Work, hatte ich gar nicht auf dem Schirm.
Haben wir als out of band Kommunikation benutzt, für den Fall dass Teams abamselt während wir nen Incident haben. Oder dass Angreifer in Teams-Sessions hocken könnten.